Bár a webinárium egyáltalán nem újkeletű találmány, igazán a koronavírus-járvány alatt vált népszerűvé és széleskörűen elterjedtté. A webes szeminárium vitathatatlanul számos előnnyel bír, ehhez azonban profi szervezésre van szükség. Cikkünkből kiderül, hogy mi az a nyolc legfontosabb feladat, amit nem hagyhatunk figyelmen kívül, ha sikerre akarjuk vinni a rendezvényünket.
Tervezzük meg a tartalmat!
Ahhoz, hogy a webináriumunk komoly érdeklődésre tegyen szert, mindenképpen olyan témát kell választanunk, ami felkelti az emberek figyelmét. Érdemes kerülni a túlságosan általános témákat, és inkább valamilyen speciális területre fókuszálni. Arra is ügyelnünk kell, hogy olyan előadókat kérjünk fel, akik hitelesnek számítanak az adott területen.
A tartalom tervezéséhez tartozik az is, hogy meghatározzuk, milyen vizuális megoldásokat akarunk használni és ezek mennyire dominálják majd a webináriumot. Arról se feledkezzünk meg, hogy össze kell állítanunk egy pontos menetrendet, amit a rendezvényünk követni fog.
Válasszuk meg a tökéletes időpontot!
Azzal is maximalizálhatjuk a résztvevők számát, ha a lehető legideálisabb időben rendezzük a webináriumot. Hogy ez pontosan mikor van, az persze függ a célcsoporttól is, de általánosságban elmondható, hogy a hét közepe számít optimálisnak. Hétfőn és pénteken kevésbé van idejük az embereknek a munkájuk miatt, hétvégére pedig általában inkább más programot szerveznek.
Amennyiben nemzetközi a webinárium, ne feledkezzünk meg az időeltolódásról sem. Könnyen lehet, hogy egy tengerentúli előadónak vagy a vendégeknek az éjszaka közepére esik az általunk javasolt időpont.
Készítsük elő a megfelelő eszközöket és szoftvereket!
Aligha számíthatunk pozitív visszajelzésekre, ha a résztvevők azt tapasztalják, hogy kásás a kép és érthetetlen a hang. Vagy éppen azt, hogy a gyenge netkapcsolat miatt szaggat a videó és a rendszer folyamatosan „kidobálja” őket a webináriumból. Semmi esetre se hagyatkozzunk a laptop vagy a számítógép beépített kamerájára és mikrofonjára, hanem szerezzünk be profi minőségű külső eszközöket.
Még így is számtalan helyen szólhat közbe a technika ördöge, ezért jó ötlet mindenből tartalékot is bekészíteni – akár a streameléshez használt laptopból is, hogy azonnal váltani tudjunk, ha szükséges.
Használjunk profi webinárium szoftvert!
Egyáltalán nem mindegy az sem, hogy milyen szoftveren keresztül zajlik a webinárium. Egy kifejezetten rendezvények szervezésére tervezett platform igencsak megkönnyíti a dolgunkat. A vendégek és az előadók például ezen a felületen regisztrálhatnak, de ezek a szoftverek pedig támogatják a telefonos vagy appos bejelentkezést is.
A piacon számtalan különféle webinárium szoftver található. Vannak ugyan ingyenes verziók is, ezek azonban általában idegesítő reklámokat tartalmaznak, és a létszám is limitált. Jobban járunk tehát egy fizetős, de minden igényt kielégítő programmal.
Hirdessük meg időben az eseményt!
Minél hosszabb időt hagyunk az embereknek arra, hogy megismerjék a webináriumunkat és eldöntsék a részvételi szándékukat, annál nagyobb közönségre számíthatunk. Muszáj tehát jó előre, akár már hónapokkal korábban elkezdenünk a hirdetést. Ehhez feltétlenül kelleni fog egy honlap, ahol az érdeklődők minden fontos információt megismerhetnek.
Napjainkban emellett a közösségimédia-jelenlét is elengedhetetlen, vagyis minimum egy Facebook-oldalt életre kell hívnunk. Remek megoldás a hírlevél is
arra, hogy résztvevőket toborozzunk, de akár fizetett hirdetéseket is elhelyezhetünk a releváns médiaplatformokon.
Tegyük interaktívvá!
Lássuk be, senki nem szeret órákon át kizárólag beszélgetést hallgatni és nézni. Hogy fenntartsuk a közönség érdeklődését és még nagyobb élményt kínáljunk nekik, interaktív elemeket is be kell vetnünk. Ilyen lehet például egy szavazás vagy akár egy olyan periódus az előadások során, amikor a résztvevők feltehetik a kérdéseiket.
Egy jópofa játék is sokat dobhat a megítélésünkön, de persze csak akkor, ha nem összeegyeztethetetlen a témánkkal és az előadás stílusával. Ha pedig webinárium szoftvert használunk, akár a letölthető anyagok, extra tartalmak is jelenthetik az interaktivitást.
Ne feledjük a follow-upot se!
Nem dőlhetünk hátra akkor sem, ha véget ért az esemény, hiszen azt szeretnénk, hogy a következő még nagyobb siker és még profibb legyen. Kérdezzük tehát meg a résztvevőket, hogy mivel voltak elégedettek és mit változtattak volna, ha volt ilyen. Erre a Facebook-oldalunk ugyanúgy alkalmas, mint egy kör-email.
Ha tehetjük, küldjük el az előadásokról készült felvételt azoknak, akik ugyan regisztráltak, de mégsem tudtak megjelenni. Ez az apró figyelmesség sokat lendít a renoménkon, és visszatérő vendégeket faraghatunk az emberekből.
Gyakorlat teszi a webinárium-mestert!
Könnyen lehet, hogy minden erőfeszítésünk ellenére az első webináriumunkon felbukkan néhány hiba és hiányosság. Semmi baj! Jegyezzük fel ezeket, és igyekezzünk orvosolni őket a következő alkalomra. A follow-up, vagyis az utánkövetés már csak ezért is rendkívül hasznos: a visszajelzések alapján még nagyobb élményt kínálhatunk legközelebb!